La ricerca di Factorial fotografa un sistema ancora rallentato dalla “sindrome delle scartoffie”: ansia, stress, costi inutili e tempo sottratto ad attività strategiche
La burocrazia interna alle imprese continua a rappresentare uno dei principali freni alla produttività delle aziende italiane. Non solo per il tempo perso tra approvazioni, documenti e procedure ripetitive, ma anche per l’impatto economico e umano generato da questi processi. Una ricerca presentata a Milano durante l’AI Week 2026 da Factorial – il principale software di gestione aziendale in Europa – evidenzia come una società con 100 dipendenti possa perdere fino a 530 mila euro all’anno a causa di inefficienze amministrative, errori e rallentamenti operativi.
Il report di Factorial fotografa i sintomi di una vera e propria “Sindrome delle Scartoffie”: oltre un manager italiano su tre (37%) dichiara di dedicare più di cinque ore settimanali a compiti amministrativi che esulano dal proprio ruolo principale, il che genera errori e ritardi aumentando ulteriormente i costi nascosti. I dirigenti e responsabili finiscono così intrappolati tra moduli, autorizzazioni e attività ripetitive, con sempre meno spazio per strategia, innovazione e sviluppo del business.
Da questo scenario nasce “Scartoffie”, la nuova campagna lanciata da Factorial e ideata dall’agenzia creativa Fuego Camina Conmigo, che racconta in chiave ironica il caos burocratico quotidiano. La produzione della campagna è stata affidata a VETA, con la regia di Nicolás Vázquez e David Camarero.
Secondo il CEO di Factorial, Jordi Romero, il problema non può essere risolto semplicemente digitalizzando procedure esistenti: «Digitalizzare non basta: senza semplificazione, si rischia solo di spostare la complessità online».
L’indagine di Factorial evidenzia come il peso della burocrazia non sia soltanto economico. Quasi la metà dei manager coinvolti (46%) associa le attività amministrative a stress e ansia, mentre il 40% parla di frustrazione e oltre un quarto segnala un calo della motivazione. Gli effetti si estendono anche alla sfera privata: il 50% racconta di aver perso tempo libero o ore di sonno per questioni lavorative legate alla gestione burocratica, il 39% ha dovuto rinunciare a impegni personali e il 30% riferisce conseguenze negative sulle relazioni familiari. Non solo: la pressione organizzativa sembra avere anche un impatto diretto sulla retention aziendale, con il 64% dei manager che afferma di aver pensato almeno una volta di lasciare il proprio posto di lavoro a causa del caos amministrativo; tra questi, il 18% dichiara di averlo già fatto.
Il vero costo, però, potrebbe essere quello delle opportunità mancate: sei manager su dieci sostengono che il tempo assorbito dalla burocrazia impedisca loro di concentrarsi su attività considerate strategiche, come leadership, pianificazione e analisi dei dati. Se sollevati da questi compiti, il 54% investirebbe il tempo recuperato nella formazione e nello sviluppo professionale, mentre la metà degli intervistati lo dedicherebbe a iniziative strategiche per l’azienda.
Il report mette così in luce un paradosso: la digitalizzazione non ha eliminato la burocrazia, ma in molti casi l’ha semplicemente trasferita online. Strumenti e piattaforme esistono già, ma spesso vengono utilizzati in modo frammentato e senza integrazione tra i diversi processi aziendali. Non a caso, il 67% dei manager dichiara di utilizzare già strumenti di intelligenza artificiale per attività amministrative, anche se prevalentemente in modo informale. Per l’86% degli intervistati, invece, un sistema di AI realmente integrato nei flussi aziendali potrebbe migliorare concretamente la gestione delle attività burocratiche. Come evidenziato da Nicola Laganà, Vicepresidente del Marketing di Factorial, la sfida di oggi «non è solo adottare nuove tecnologie, ma integrarle in modo efficace nei processi, liberando tempo e risorse per attività a maggior valore».
L’intelligenza artificiale potrebbe semplificare il sistema, recuperando tempo e produttività e automatizzando le attività ripetitive, ma servono strumenti integrati e davvero efficaci. Siamo immersi in una rivoluzione senza precedenti: tecnologica, ma anche economica, sociale, politica: «Non un’epoca di cambiamento, ma un cambiamento d’epoca», per usare le parole di Papa Francesco ricordate durante la presentazione della ricerca.
Di fronte alla rivoluzione dell’intelligenza artificiale, Rudy Bandiera, divulgatore e consulente aziendale, ha delineato due reazioni diverse: da un lato c’è un grande entusiasmo, ma dall’altro c’è paura: «Vediamo l’intelligenza artificiale come un alieno, che permea ogni parte della nostra vita e non capiamo come funziona». E aggiunge una domanda che invita a riflettere: «Qual è il rischio per le aziende e le persone che approdano all’intelligenza artificiale in maniera superficiale? Aggiungere tecnologia e stratificare tecnologia alla burocrazia». Abbiamo uno strumento formidabile, ma la sfida consiste nell’impiegarlo nel modo più efficace possibile.
In un contesto economico in cui produttività e capacità di innovare diventano fattori sempre più decisivi, quindi, il peso delle “scartoffie” rischia di trasformarsi in un freno strutturale per molte aziende. La partita, quindi, non si gioca soltanto sull’adozione dell’intelligenza artificiale, ma sulla capacità di ripensare processi e organizzazione del lavoro, restituendo tempo, competenze ed energie alle attività che fanno davvero crescere le imprese.
